Сокращение затрат: что за этим стоит?  26.07.2016 12:43

В период сложной экономической ситуации, кризисных процессов вопрос о сокращении затрат приобретает всё большую актуальность. Что же стоит под этим термином? Зачастую для руководителей это означает сокращение персонала и неодобрение конкретных расходов, счетов. Но возникает вопрос о том, является ли такой подход достаточно эффективным.

Рассмотрим несколько примеров. Пусть в некоторой производственной компании работает 3 специалиста по закупкам. Руководителем принято решение о сокращении одного из сотрудников. Что будет дальше с точки зрения финансов. Сначала это будут дополнительные расходы в виде выплат по соглашению или выплат по сокращению рабочего места, а также выплаты за неотгуленный отпуск. Далее пойдет уменьшение расходов: заработная плата, налоги, связь, элементы социального пакета. Казалось бы, вот оно решение, ну поработают коллеги этого специалиста поактивнее, и нет проблемы. Теперь посмотрим на это с точки зрения компании в целом. Произойдет перегрузка и демотивация в отделе закупок. В функциях закупщика проводить ежегодный мониторинг рынка с проведением тендера из 5-10 поставщиков с переговорами с каждой из компании для получения наилучших условий. Как правило, именно этой деятельностью оставшиеся специалисты и пожертвуют, поскольку рутина в виде срочных закупок сейчас займет уже всё время. В результате компания начнет удаляться от работы в наилучших условиях, что приведет к гораздо большим затратам, чем стоимость одного сотрудника. Не будет ли лучшим выходом вместо сокращения этого специалиста сначала убедиться в достаточной эффективности работы этого отдела, устранении поля для контрафактных действий (к сожалению эта сфера подвержена таким явлениям, однако есть эффективные инструменты борьбы с этим), достаточности мотивационной схемы (сотрудник заинтересован в сокращении затрат?), эффективности взаимодействия с другими отделами (заказчиками закупок материалов и услуг)? Глубокий анализ в ряде случаев может показать, что для достижения лучшего финансового результата компании необходимо не только не сокращать, а нанять дополнительного специалиста.

Вторая ситуация. Из отдела технического обслуживания принесли счет или заявку на покупку некоторых запасных частей. Нередко руководители откладывают такие запросы, ведь сейчас оборудование работает. К чему это приводит? Если вовремя не менять расходные материалы (ремни, фильтры, масло и пр.), то это приводит к поломкам оборудования и простою. Здесь затраты на ремонт, на срочную доставку запчастей, сверхурочную работу техников и привлечение внешних организацией (поставщиков оборудования) для ремонта, а также на то, чтобы догнать производственный план. И опять сверхурочная работа, спешка в ущерб качеству (брак, переработка, ремонт). Второе, уже зная, что руководители не сразу подписывают покупку необходимого, в счет или заявку включают несколько штук про запас. Многие ли руководители пытаются вникнуть в то, сколько действительно сейчас нужно купить? Из этого получается на складе запчастей как нехватка одних, так и избыток других, которые были куплены под «хорошее настроение» руководителя. Не будет ли более эффективным, исходя из планов по обслуживанию оборудования, определить нормы расхода (это относится и к другим материалам) и спланировать закупку запчастей, определив, таким образом бюджет?

Так что же такое «сокращение затрат»? Прежде всего это система управления, направленная на постоянный поиск более эффективных решений, получение предложений по улучшениям, нацеленность персонала на работу в данном направлении. Система включает в себя постановку целей и задач, мотивацию, автономность (без «ручного управления»), инструменты взаимодействия, решения проблем, анализа. Уже многие годы система «Бережливое Производство» (Lean Manufacturing), уходящая корнями в автопром (Форд, Тойота), сейчас уже вышедшая далеко за пределы производства деталей, во всем мире является основой для построения своей системы. Поскольку система, прежде всего, касается потоков, а не технологии производства, то имеет универсальность и может применяется в любых сферах (банки, страховые компании, оказание услуг, др.) и затрагивает все функции на предприятиях. «Бережливое Производство» не стоит на месте, в системе развиваются инструменты, дополняется новыми инструментами, она представляет собой ядро, вокруг которого выстраиваются методики и решения. Методика «6 сигм» (Six Sigma), технические методы стандарта ISO\TS 16949, и многие другие прекрасно ложатся на Бережливое Производство», дополняя и развивая её. Но она не является стандартном, который можно скопировать в точности. Для построения Производственной Системы компании, эксперты делают анализ бизнес-процессов компании и подборку актуальных для конкретной компании инструментов и методик «Бережливого Производства» исходя из требований бизнеса компании, используя опыт и мировые «лучшие практики» для данного бизнеса. Конечный формат отражает особенности данной компании, даже производственной площадки или офиса. Построение и настройка Системы (основанной на Lean методиках) в современных условиях – залог стабильности работы компании, а также неотъемлемая часть развития бизнеса!